Os documentos da sua empresa que são essenciais e devem estar sempre em dia

Todo mundo sabe que empreender não é tarefa fácil – e empreender no Brasil pode ser uma missão ainda mais difícil. Esse desafio, em parte, deve-se a nossa velha burocracia, que atrasa prazos e atravanca processos. Porém, existem algumas “dicas” que podem ser muito úteis para evitar que sua empresa perca tempo, concorrências, negócio e dinheiro.

Alguns documentos fiscais devem estar constantemente atualizados. Pequenos descuidos nessa área podem ser fatais para saúde de uma empresa, como por exemplo, irregularidades no CNPJ ou pendências no alvará de funcionamento para estabelecimentos físicos.

É fato que essa documentação pode variar bastante de acordo com o ramo de atuação de cada empresa – desde licenças da Anvisa (para empresa de cosméticos, remédios e afins) ou até mesmo autorizações da Polícia Federal, Civil e Exército (como no caso da comercialização de produtos químicos).

Entretanto, alguns documentos dessa papelada são comuns para todos. São eles:

1. Alvará de funcionamento: concedido pelo município onde a empresa está registrada, deve ser renovado anualmente. Sem esse documento a empresa corre o risco de ser fechada a qualquer momento.
2. CNPJ: O Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica é o registro da empresa. Sem ele, não é possível emitir notas fiscais e fazer transações bancárias, por exemplo. Empresas que funcionam sem o CNPJ são consideradas informais e podem ser autuadas.
3. Contrato Social: Se o CNPJ pode ser considerado um ‘RG’ da empresa, o contrato social é a “certidão de nascimento”. É nele que devem constar informações como ramo de atividade, localização e cotas de patrimônio. É importante para empresas de todos os portes que tenham um regime de sociedade.
4. Inscrição estadual e municipal: é o registro feito na Receita Federal para garantir o recolhimento ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadoria e Prestação de Serviços). Ou seja, se a sua empresa comercializa qualquer tipo de produto, é necessário ter esse registro. No caso dos prestadores de serviço (inclusive autônomos) o cadastro é feito junto à Secretaria de Finanças do Município – uma vez que o recolhimento está vinculado ao cadastro municipal do contribuinte e possui relação direta com o ISS (Imposto Sobre Serviço).
5. RAIS (Relação Anual de Informações Sociais): Documento que controla as contratações da empresa junto ao Ministério do Trabalho. Pode ser feita pela Internet no site da instituição (http://www.rais.gov.br/sitio/index.jsf).
6. Livros Contábeis: Documentos que controlam toda movimentação da empresa – livro diário, razão, entradas e saídas.